سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود

438
سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود

سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود

سیستم BPMS چیست : BPMS فناوری جدیدی است که دنیای تولید نرم افزار و مدیریت اطلاعات را دگرگون کرده است بطوریکه تقریباً تمام شرکت­ها و سازمان­های برتر دنیا از  Business Process Management System –  BPMS استفاده می‌­نمایند. سیستم مدیریت فرایندها (BPMS) قابلیت خودکارسازی و مکانیزه کردن فرایندها و الکترونیک نمودن سرویس‌ها و خدمات سازمان را با حداقل برنامه نویسی خواهد داشت . همچنین امکان فراخوانی و درج اطلاعات (یکپارچه سازی) از سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند نرم‌افزار اتوماسیون اداری از طریق BPMS ایجاد خواهد شد . در سالهای گذشته بسیار رایج شده بود که سازمان ها به دنبال ERP بودند و از نرم افزارهای ERP خیلی استقبال میکردند و مدیران علاقمند بودند سازمان خود را به ERP مجهز کنند. اما به خاطر مشکلات ERP ( فرآیندهای از پیش تعریف شده و شخصی سازی نشده و …) و از سویی به دلیل توانایی BPMS ها در حل این مشکلات، این سیستم ها ظهور کردند و توانستند بسیار خوب نقش ایفا کنند و جایگزین بسیار خوبی برای ERP در سطح کشور باشند . در این بخش از مجله اینترنتی بیرکلیک قصد داریم ببینیم سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود . همراه ما باشید .

سیستم BPMS چیست ؟

سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود
سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود

مفهوم Business Process Management System مدیریت فرایند های کسب و کار یا همان BPM رویکردی است سیستماتیک به منظور هر چه کارا نمودن گردش کار Workflow در یک سازمان به نحوی که برخور دار از قابلیت انطباق پذیری نسبت به تغییرات پیرامونی باشد. هدف از استقرار BPMS در یک سازمان ، کاهش خطا های انسانی ناشی از تبادل نا درست اطلاعات بین افراد و نیز سوق دادند افراد به ایفای بهینه مسئولیت های خود می باشد .

واقعیت این است که تمام ERP ها مجهز به BPMS هستند و شما ERP ای را پیدا نخواهید کرد که این ابزار را درون خود نداشته باشد تا بتواند فرآیندهای تعریف شده توسط ERP را درون خود سفارشی سازی کند . پشتیبانی از زبان مدلسازی BPMN2 و قابلیت Versioning و متعاقباً امکان اعمال تغییرات موردنظر بر روی فرایندها از دیگر معیارهای یک سیستم BPMS واقعی بشمار می­رود.

فرایند Process : فرآیند به توالی یا دنباله ای از فعالیت ها گفته می شود که یکی پس از دیگری به جریان می افتد و با تشکیل دادن مجموعه ای از فعالیت ها، یک یا چند «ورودی» را به یک یا چند «خروجی» تبدیل می کند. مثلا جذب نیرو بصورت فرایند در یک سازمان متشکل از مجموعه فعالیت های به نبال هم هستند که شامل وظائفی همچون ، تعیین نیاز ، اعلام عمومی ، مصاحبه ، ارزیابی حین کار ، و استخدام خواهد بود.

گردش کار WorkFlow : به توالی از فعالیت های اطلاق می گردد که پایان یکی ، ورودی و شروع برای گام بعدی می باشد و گام ها با هم همپوشانی نداشته باشند. به همین لحاظ نیز می نوان کلیه گام ها را در قالب نموداری نیز نشان داد.

البته اجرای موفق پروژه‌هایی از قبیل BPMS مستلزم دو پیش نیاز اساسی است.

پیش نیاز اول مربوط به در اختیار داشتن سیستمی مناسب و با کیفیت است و دومی که از اهمیت بیشتری برخوردار است دارا بودن تجربه و دانش اجرا، پیاده سازی و آموزش اینگونه سیستم­هاست .

مزایای استفاده از سیستم BPMS که باعث بهبود سازمان می شود

سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود
سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود

با استفاده از یک سیستم BPMS کل سازمان چابک، پویا، پاسخگو، مبتنی بر قوانین و انعطاف‌پذیر می‌شود.

همچنین مدیران سازمان می‌توانند به آسانی نظارت دقیقی بر روند اجرای روال‌های جاری در سازمان خود داشته و گزارش‌های آماری این سیستم را جهت بهینه‌سازی مستمر فرآیندهای سازمان بکار گیرند.

از طرف دیگر مسئولین اجرای فرآیندها در مورد نحوه اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود اطلاعات کامل و بروز را دریافت نموده و در هر لحظه می‌توانند بر روند اجرای هریک از فرآیندها تاثیرگذار باشند.

تحلیلگران حوزه توسعه و تعالی سازمان هم می‌توانند فرایندهای اجرایی سازمان را بدون نیاز به دانش پیشرفته برنامه‌نویسی تعریف نموده و در هر لحظه هر تغییری را در کوتاهترین زمان ممکن اعمال نمایند.

با توجه به توضیحات فوق می‌توان دریافت که یک BPMS مناسب، سیستمی است که کاملا منطبق با چرخه بهبود کیفیت دمینگ باشد، یعنی بهبود مستمر فرآیندها را در دل خود جای داده باشد.

نتیجه

سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود
سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود

نتیجه میگیریم که عامل موفقیت BPMSها توانایی آنها در پیاده سازی فرآیندهایی است که در سازمان وجود دارند و در واقع کاری که انجام میدهند، این است که ما واقعیت سازمان را در آنها تعریف و پیاده سازی میکنیم و سیستم به صورت اجرایی مورد استفاده قرار میگیرد نه اینکه از فرآیندهایی آماده و از پیش تعریف شده استفاده کنیم.

سیستم BPMS چیست و چگونه باعث بهبود سازمان می شود نوشته شده در تاریخ : توسط کاربر

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟

  • تاریخچه ERP و آشنایی با مفاهیم آن

    تاریخچه ERP و آشنایی با مفاهیم آن

    تاریخچه ERP و آشنایی با مفاهیم آن امروزه در اکثر کارخانجات و صنایع بزرگ از سیستم های یکپار…
  • روشهای افزایش درآمد کسب و کار به کمک ERP

    روشهای افزایش درآمد کسب و کار به کمک ERP

    روشهای افزایش درآمد کسب و کار به کمک ERP روشهای افزایش درآمد کسب و کار به کمک ERP : وظیفه …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

3 × 2 =

بررسی

تاریخچه ERP و آشنایی با مفاهیم آن

تاریخچه ERP و آشنایی با مفاهیم آن امروزه در اکثر کارخانجات و صنایع بزرگ از سیستم های یکپار…